Les compétitions internationales FEI
Déclarer une date internationale ou de Pro Elite
Déclarer une date internationale ou de Pro Elite
Epreuves concernées, dépôt et validation FEI
Jusqu'au 31 août inclus, les organisateurs pourront proposer leurs dates de concours Internationaux, Pro Elite et Amateur Elite sur FFEcompet.
Epreuves concernées
- CSO : PRO Elite Grand Prix, Internationaux
- CCE : PRO Elite GP, PRO Elite, Internationaux
- Dressage : toutes les reprises PRO Elite, Internationaux
- Voltige : Amateur Elite Individuel et Amateur Elite Equipe et Internationaux
- Endurance : Amateur Elite Grand Prix (160 Km) et Internationaux
- Attelage : Amateur Elite Grand Prix et Internationaux
- Reining : Amateur Elite Reining et Internationaux
Les autres épreuves pourront être proposées au calendrier DUC du 1er octobre au 15 novembre.( en savoir plus ).
Règles pour les CSI
Le montant de la caution pour les CSI est de 1 000.00 €. Cette caution est remboursée à l'ouverture du concours aux engagements.
Réunions de calendrier
Les organisateurs ayant saisi une DUC sont invités à participer à une réunion durant laquelle le calendrier est vérifié et les éventuels arbitrages effectués par la Direction Technique Nationale.
Les réunions de calendrier se déroulent courant septembre selon le planning communiqué ultérieurement. Une réunion se tient pour chacune des disciplines.
Vous pourrez y participer en cliquant sur le lien "Je serai présent à cette réunion".
A l'issue de la réunion, le calendrier international est validé.
Dépôt d'une DUC
Après authentification sur FFE Compet, un message apparaitra sur la page d'accueil , il vous indique l'ouverture de la période des dépôts de dates pour les concours internationaux.
En cliquant dessus, vous accédez à l'écran habituel des saisies de DUC
Informations générales :
- La désignation du concours doit commencer par le nom de la ville la plus proche en majuscules
- Les dates de début et fin du concours
- Le lieu du concours : ce lieu correspond à une carte qui par défaut représente l'adresse de l'organisateur.
- Vous pouvez en cliquant sur le bouton "Gérer mes lieux de concours" accéder à l'écran "Mes Lieux". Vous pouvez ainsi préciser la localisation de votre concours et ajouter des informations sur les itinéraires et hébergements à proximité. Vous pouvez aussi créer de nouveau lieux si vous organisez des concours dans différents endroits.
Discipline - Épreuves :
- Choix de la discipline (ex : Saut d'obstacles)
- Division : Inter
- Épreuves : Allez dans "Liste des épreuves prévues" pour indiquez un label (ex: CSI**). Cliquez sur "ajouter l'épreuve". Pour ajouter d'autres labels (ex : CSI*,CSIYH1*), recommencez cette étape.
Vous disposez en bas de la page du bouton Déclarer le concours qui vous permet d'enregistrer votre concours.
Une fois votre concours saisi, vous pouvez le retrouver dans la liste de vos concours pour le modifier.
Toute inscription au calendrier FEI génère des frais à l'organisateur d'un concours international.
Validation par la FEI
La FFE envoie le calendrier des concours internationaux français à la FEI avant la fin du mois de septembre. À l'issue de cette date, toute demande de modification ou d'ajout au calendrier fait l'objet de pénalités.
À noter que la FEI valide le calendrier international à la fin du mois d'octobre. Celle-ci peut potentiellement refuser une date pour cause de concurrence entre concours de même niveau. Ce cas de figure concerne essentiellement les concours de très Haut Niveau (ex: CSIO, CSI5*, CCI***, CDI-W...).
Organiser un championnat international
Organiser un championnat international
Candidatures à l'organisation d'un championnat international FEI
Pour accéder au tableau récapitulatif des championnats FEI alloués ou en cours d’allocation avec leurs dates limites de candidature, rendez-vous sur le site de la FEI.
Étapes de candidature à l’organisation d’un championnat international
- Envoyer votre dossier de candidature à la FFE avec les éléments suivants :
- Engagement visibilité de l'organisateur d'un championnat international FEI
- Courrier de solvabilité
- Questionnaire
- Derniers rapports des délégués techniques FEI des événements organisés précédemment
- Courriers de soutien des collectivités impliquées et principaux partenaires privés
Etude des dossiers par le bureau fédéral et validation de la candidature retenue. - Déposer votre candidature sur la « Online Bid Platform » de la FEI avant la date limite de candidature
- Réception du « Host Agreement » (convention d’organisation FEI) et signature de ce document par l’organisateur puis la FFE
- Délibération et décision de la FEI puis réception du « Host Agreement » signé de la FEI si la candidature a été retenue.
Contact FFE Candidature Championnats internationaux
Maud PROUST / maud.proust@ffe.com / 02 54 94 46 00
Importer un international existant
Importer un international existant
Procédure pour importer un concours international existant
Il est possible de copier toutes les informations du programme d'un concours international existant vers un nouveau concours dont le programme n'a pas encore été renseigné.
Étapes :
- Rendez vous dans la rubrique "Mes concours" de votre compte organisateur.
- Cliquez sur le bouton "Importer un concours" dans le bloc Gestion du concours.
- Entrez alors le numéro du concours dont vous souhaitez copier le programme puis cliquez sur Ajouter.
- Cliquez alors sur le bouton "Dupliquer ce concours" pour lancer l'import des données.
- Lorsque l'import est terminé le message suivant s'affiche vous permettant de rejoindre l'espace "Mes concours" ou d'accéder directement à la saisie du programme du concours cible afin de vérifier les informations copiées.
Le concours doit respecter les règles suivantes :
- Vous devez avoir organisé le concours
- Ce concours doit être un concours international de même discipline
- Les labels déclarés sur ce concours doivent avoir été déclarés sur le concours cible
Saisir un programme
Saisir un programme
Procédures, jury, épreuves et validation
Après authentification sur FFE Compet, cliquez sur « Mes concours » puis pour le concours dont vous souhaitez saisir le programme sur "Fiche concours".
Dans "Gestion du concours" cliquez sur "Compléter programme". Vous accédez ensuite à l’écran de saisie composé de 5 onglets :
- Général
- Jury
- Epreuves
- Autres
- Validation
Général
Cet onglet est composé des informations saisies lors du dépôt de la DUC. Vous pouvez modifier les coordonnées, renseigner le « Comité organisateur » et les informations relatives au « Directeur du concours ».
Jury
- Dans le premier menu déroulant, sélectionnez le label pour lequel vous souhaitez saisir le jury.
- Complétez ensuite les informations sur le jury et répétez l'opération pour les autres labels de votre concours.
Vous avez la possibilité de rechercher un officiel par nom ou par numéro de licence. Attention, la licence de l’officiel de compétition doit être à jour.
Si le jury est identique sur deux labels différents, vous pouvez copier un jury déjà enregistré en choisissant un label source dans le deuxième menu déroulant. Attention, cette action copiera le jury et écrasera celui déjà saisi.
Si un label n'apparait pas dans la liste, cliquez sur le bouton « Actualiser » afin de rafraîchir la liste des labels disponibles.
Épreuves
Les épreuves réservées aux engagements apparaissent déjà dans la liste. Choisissez dans le menu déroulant l’épreuve à ajouter, complétez ensuite les informations relatives à celle-ci (paramètres techniques, dotations,…).
Vous pouvez à tout moment modifier une épreuve déjà saisie en cliquant sur "Modifier" dans la liste des épreuves.
Vous avez également la possibilité de modifier certains paramètres de toutes les épreuves (numéro d’épreuve, jour, horaire, terrain…) en cliquant sur « Modifier les épreuves » en bas de la liste des épreuves.
Autres
Cet onglet contient toutes les informations demandées dans le Schedule FEI.
- Les conditions techniques spécifiques : déclarations de partants, boxes, tirage au sort…
- Les invitations pour chaque label.
- Les engagements : attention les montants renseignés ici seront prélevés sur les comptes engageurs des cavaliers français.
- Les prestations : hôtellerie, restaurations, accueil, transport…
- Les questions vétérinaires : inspection des chevaux, formalités douanières, …
- Les accès à l’entry system, plateforme de la FEI pour la gestion des engagements des cavaliers étrangers.
- Des informations concernant les classements du meilleur cavalier, etc., la billetterie, le prestataire résultats, le matériel de chronométrage, le médecin, le maréchal….
Validation
- Une fois les informations de votre programme complétées dans les différents onglets, vous pouvez nous le transmettre en cliquant sur le bouton « Transmettre mon programme ». Un rapport vous avertira des éventuelles corrections à apporter.
- Le document Word sera ensuite généré, les informations de votre programme seront vérifiées et en cas de problème, nous vous solliciterons afin de corriger les éléments concernés. Votre programme sera ensuite envoyé à la FEI pour validation.
- Une fois le programme validé, vous recevrez un message vous confirmant la mise en ligne du programme de votre concours.
A noter :
- Le programme FFECompet doit être renseigné, corrigé et mis à jour correctement pour le cursus des officiels, le classement permanent et les qualifications Championnat.
- Le bon transfert des engagements sur l’Entry System, les montants prélevés sur les comptes engageur des cavaliers sont conditionnés par les informations saisies sur ces écrans pour chaque label.
Validation des programmes internationaux.
Validation des programmes internationaux.
Circuit de validation des programmes internationaux
Les avant-programmes de concours internationaux sont validés en deux étapes :
Etape 1 - Correction/Validation par la FFE
Une fois que l'organisateur a saisi son programme sur FFE Compet, le programme est automatiquement transmis à la FFE pour correction/validation. Il est alors étudié au regard des règlements FEI mais également en fonction des directives qui peuvent être données par les Entraineurs Nationaux des disciplines concernées.
Si des corrections sont à apporter, un mail vous sera envoyé vous demandant de revoir les points en question ou de compléter les informations manquantes.
Etape 2 - Validation/Signature par la FEI
Une fois le concours validé par la FFE, il est transmis à la FEI pour signature et/ou correction. Vous ne pouvez pas entrer directement en relation avec la FEI. Si besoin, cette dernière demandera à nos services de procéder à d'eventuelles modifications. Nous prendrons alors contact avec vous pour procéder le plus rapidement possible aux corrections demandées.
Une fois signé par la FEI, le programme est mis en ligne sur FFE Compet et sur le site de la FEI.
Nous envoyons un mail d'invitation aux fédérations étrangères listées dans l'avant-programme. Vous êtres en copie de ce mail afin que vous puissiez réutiliser les adresses mail pour leur transmettre l'avant-programme et les documents de votre choix (brochure).
Ajouter ou modifier une date ou label au calendrier
Ajouter ou modifier une date ou label au calendrier
Procédures
Pour que votre concours soit inscrit ou modifié , vous devez obligatoirement obtenir l'accord écrit des organisateurs de concours internationaux (ou de Pro Elite GP) préalablement inscrits dont la date a été validée au cours de la réunion ainsi que l'accord du CRE concerné en cas d'ajout d'un CSI1* ou Am-B.
A cet effet, les services de la FFE vous transmettront les coordonnées du CRE et des organisateurs potentiellement impactés par votre demande. Il vous appartient de prendre contact avec eux.
Si vous n'obtenez pas l'accord écrit du CRE et des organisateurs potentiellement impactés
les modifications ne pourront être effectuées
L'accord du CRE et des organisateurs français ne garantit pas l'inscription ou la modification de votre concours. Les services de la FFE transmettent en effet votre demande auprès de la FEI laquelle contacte les organisateurs étrangers. Ces derniers peuvent alors mettre leur "veto."
Toute demande d'ajout au calendrier fait l'objet de pénalités.
Modifier son programme international après validation
Une fois validé par la FEI, le programme de votre concours international est rendu visible sur FFE Compet et sur le site de la FEI
Si vous souhaitez apporter une modification (remplacement d'un membre du jury, rajout d'une épreuve...) à votre avant-programme, vous devez nous transmettre un mail ou une version corrigée de l'avant-programme.
La demande de modification sera alors étudiée par nos services et transmise à la FEI.
Excepté pour les officiels, toute modification de programme doit être validée par la FEI au minimum15 jours avant le concours. Il est préférable de regrouper les modifications.
Si la modification est validée, il vous appartient de contacter les fédérations étrangères et de leur communiquer la nouvelle version de l'avant-programme.
Modifier son programme après validation
Modifier son programme après validation
Procédure pour modifier son programme après validation
Une fois validé par la FEI, le programme de votre concours international est rendu visible sur FFE Compet et sur le site de la FEI.
Si vous souhaitez apporter une modification (remplacement d'un membre du jury, rajout d'une épreuve...) à votre avant-programme, vous devez nous transmettre un mail ou une version corrigée de l'avant-programme.
La demande de modification sera alors étudiée par nos services et transmise à la FEI.
Excepté pour les officiels, toute modification de programme doit être validée par la FEI au minimum15 jours avant le concours. Il est préférable de regrouper les modifications.
Si la modification est validée, il vous appartient de contacter les fédérations étrangères et de leur communiquer la nouvelle version de l'avant-programme.
Gérer les demandes de participation
Gérer les demandes de participation
Consulter les demandes de participation
Tout organisateur a la possibilité de consulter pour tout concours international, la liste des sélections et demandes de participation.
Les demandes de participation sont visibles par tous après la date d'ouverture aux demandes. Une demande annulée n'est pas consultable.
Pour un international en France
La liste des sélections est consultable après la date de clôture des sélections.
Il suffit de cliquer dans le bloc "Informations Complémentaires" sur "Liste des sélections".
Seuls les couples sélectionnés sont visibles. Pour chacun, il est indiqué si l'engagement est fait ou non.
Pour un concours étranger (hors Voltige et Attelage)
Les listes nominatives sont consultables après la date de clôture des sélections nominatives à condition que la date de clôture des demandes de participation soit également passée. Il en est de même pour les sélections définitives.
Valider les demandes tardives
L'engageur peut désormais saisir une demande de participation tardive s'il a oublié de saisir sa demande de participation dans le temps imparti. En tant qu'organisateur, vous recevez un mail dès qu'une demande tardive est saisie et requiert votre approbation. Cette phase d'acceptation a lieu entre l'ouverture aux engagements et le début du concours.
Rappel
Vous devez avoir renseigné votre adresse mail pour recevoir ces demandes.
- Allez dans le Menu "Mes Concours",
- cliquez sur le bouton "Validation Demande tardive" sur le concours concerné.
- Pour chaque demande, il vous est possible d'accepter ou de refuser la demande.
Frais liés à l'organisation d'un concours international
Frais liés à l'organisation d'un concours international
Caution, coût d'inscription, frais et pénalités FEI
Caution DUC
Pour inscrire votre date, une caution de 30 ou 1000 euros pour les CSI sera prélevée sur votre compte organisateur au moment de la validation de votre DUC.
Cette caution vous est remboursée lors de l'ouverture aux engagements de votre concours ou en cas de refus de votre concours.
Inscription calendrier FEI
L'inscription d'une date de concours international est facturée en fonction du label :
- 380 € pour un Low Level
- 600 € pour un high level
Cette somme est prélevée sur votre compte organisateur après l'envoi du calendrier à la FEI.
Attention : les concours inscrits en dehors des délais peuvent faire l'objet d'une pénalité .
À noter qu'en cas d'annulation, l'inscription initiale n'est pas remboursée.
Frais d'organisation d'un concours international
A l’issue de votre concours , la FFE établie un acompte ,calculé selon le même mode que la facture qui lui sera adressée par la FEI. C'est à dire basé sur la dotation distribuée et sur le nombre de chevaux engagés (frais MCP).
Cet acompte est assorti d'une caution de 5 % , afin de pallier aux variations du taux de change du Franc Suisse.
Cette somme sera directement prélevée sur votre compte organisateur à l'issue de votre concours.
Plusieurs semaines après votre concours la FEI transmet à la FFE une facture relative aux frais d'organisation de votre concours. Lors du paiement , la FFE établie alors une facture dite de régularisation, qui prend en compte l'acompte déjà prélevé de votre compte.
La FFE régularise votre compte soit en plus , soit en moins en enregistrant la facture sur votre compte organisateur.
Déposit FEI
A partir de 2024 , les organisateurs de CSI4* et 5* sont prélevés de respectivement 5200 € et 10200 € pour l'organisation de ces concours. Ces déposits seront déduits de l'acompte établi par la FFE à l'issue du concours.
Si l’événement est annulé (autrement qu’en raison d’un événement de force majeure), la FEI conservera le Dépôt de demande de calendrier et il ne sera pas crédité sur les cotisations d’organisation d’événements futurs de l’Organisateur (ou l’Organisateur lié).
Il appartient au Secrétaire Général de la FEI de décider, à leur seule discrétion, si la raison invoquée pour l’annulation d’un événement constitue une force Événement majeur.
Pénalités FEI
3 tarifs :
- 380 € pour les ajouts Low level
- 1150 € pour les ajouts High level
- 600 € pour les modifications calendrier (tarif unique , Low ou High)
Transmission tardive d’un programme ou des résultats à la FEI : 1150€
Les frais d'organisations et les pénalités sont prélevés à l'issue du concours.
Traitement des résultats
Traitement des résultats
Procédures et délais
Les résultats doivent être transmis sur le site de la FEI au plus tard
2 jours après la fin du concours pour les disciplines gérées par l’entry system (CSO, CCE, Dressage, Endurance et Attelage) et 5 jours pour les autres disciplines. Une fois validés par la FEI, les résultats sont récupérés par nos services sur le site FFE Compet.
La FEI prévoit de sanctionner les organisateurs ne respectant pas ce délai. L'amende est fixée à 1150€.
Par ailleurs toute la dotation prévue dans le programme doit être distribuée. Il s'agit d'une obligation édictée par la FEI.
Si des épreuves sont annulées ou si le nombre de participants ne permet pas une répartition dite classique, le reliquat doit donc être réparti sur les autres épreuves.